Pourquoi les Fournisseur OEM utilisent-ils Excel en priorité malgré SAP ou Oracle ERP ?

Excel comme « système comptable parallèle »

Malgré l’utilisation de SAP ou d’Oracle, les équipes financières s’appuient souvent sur Excel pour :

• Nettoyer et rapprocher les soldes des comptes clients
• Préparer les fichiers d’affectation des encaissements
• Rapprocher les paiements avec les factures
• Analyser les créances échues, les paiements insuffisants et les litiges
• Calculer les ajustements avant leur comptabilisation

Excel devient l’outil où les chiffres sont mis en conformité, tandis que l’ERP sert principalement à enregistrer le résultat final.

Cela crée de fait un système comptable parallèle qui fonctionne en dehors de SAP ou d’Oracle.

Pourquoi les équipes financières ne travaillent-elles pas directement dans l’ERP ?

Ce comportement n’est pas motivé par la paresse ou la résistance au changement, mais par des considérations pratiques.

Les systèmes ERP sont puissants, mais pour la comptabilité opérationnelle quotidienne, ils sont souvent :

• Rigides et difficiles à adapter
• Complexes à utiliser pour les travaux de rapprochement détaillés
• Lents pour les activités de gestion des comptes clients à fort volume
• Dépendants du service informatique ou de contrôles stricts de comptabilisation

Excel, en revanche, offre rapidité et flexibilité. Les équipes financières peuvent rapidement manipuler les données, tester des scénarios et résoudre les problèmes avant d’intervenir dans l’ERP.

Cette flexibilité a toutefois un coût.

Double travail, double risque

Lorsque le travail comptable commence dans Excel et se termine dans SAP ou Oracle, les organisations introduisent :

• Des efforts dupliqués entre les systèmes
• Une saisie manuelle des données dans l’ERP
• Un risque accru d’erreurs de comptabilisation
• Des pistes d’audit limitées ou fragmentées
• Des problèmes de contrôle des versions et de gouvernance des feuilles de calcul

Lorsque les données atteignent l’ERP, elles ont souvent été transformées et retravaillées plusieurs fois, sans transparence ni traçabilité complètes.

Les comptes clients et l’affectation des encaissements sont les plus touchés

Cette approche axée sur Excel est particulièrement courante dans la gestion des comptes clients et l’affectation des encaissements.

Les scénarios typiques comprennent :

• Paiements rapprochés avec les factures dans Excel
• Détails des avis de paiement interprétés manuellement
• Nettoyage des comptes clients effectué en dehors de l’ERP
• Seuls les montants finaux affectés sont comptabilisés dans SAP ou Oracle

Par conséquent, l’ERP indique ce qui s’est passé, mais pas comment cela s’est produit, ce qui rend extrêmement difficiles l’analyse des causes profondes, le suivi des litiges et l’amélioration des processus.

Quand l’ERP devient uniquement un outil de reporting

Dans ces environnements, SAP ou Oracle cesse progressivement de fonctionner comme un système de comptabilité opérationnelle et devient :

• Une plateforme de conformité
• Une base de données de reporting financier
• Un historique des écritures comptables enregistrées

Le véritable travail comptable se déroule ailleurs.

Cela réduit la valeur de l’investissement dans l’ERP et maintient les équipes financières dans des processus manuels reposant sur des feuilles de calcul.

Le véritable problème : l’absence d’outils de comptabilité opérationnelle

Le problème n’est pas Excel.

Le problème n’est pas l’ERP.

Le véritable problème réside dans le fossé entre le travail de comptabilité opérationnelle et les capacités de l’ERP.

Les équipes financières ont besoin de systèmes qui :

• Fonctionnent en parallèle de SAP ou d’Oracle
• Automatisent le rapprochement et le nettoyage des comptes clients
• Préservent des pistes d’audit complètes
• Réduisent les interventions manuelles
• Alimentent l’ERP avec des données propres et validées

Lorsque cette couche fait défaut, Excel comble le vide, de manière imparfaite.

Passer d’une comptabilité axée sur Excel à une comptabilité axée sur les systèmes

L’objectif n’est pas d’éliminer complètement Excel. L’objectif est de :

• Utiliser Excel pour l’analyse et non pour les opérations
• Automatiser les tâches répétitives liées aux comptes clients et à l’affectation des encaissements
• Transmettre des données structurées et exactes dans SAP ou Oracle
• Rétablir l’ERP comme source unique de vérité

Lorsque la comptabilité opérationnelle est pilotée par les systèmes, les clôtures de fin de mois sont accélérées, les comptes clients restent propres et les équipes financières reprennent le contrôle.

Réflexion finale

Les fournisseurs OEM ne manquent pas de systèmes : ils manquent de fluidité.

Lorsque le travail comptable commence dans Excel et se termine dans un ERP, l’inefficacité est inévitable. Les entreprises qui comblent ce fossé cessent de lutter contre leurs outils et commencent à faire fonctionner leurs systèmes ensemble.